Het Kaizen 6 stappenplan

Je kunt op verschillende manieren met een probleem te maken krijgen. Om te beginnen kan een probleem of knelpunt zich spontaan voordoen: opeens is het er. Een andere mogelijkheid is dat je als team door de afdelings- of organisatieleiding een probleem krijgt voorgelegd. Weer een andere mogelijkheid is dat je als team zelf een probleem of vraagstelling kiest. Het is nuttig om in dat geval een probleem te kiezen dat ook voor de ondernemingsleiding ‘aantrekkelijk’ is.

Het definiëren van het probleem is de eerste stap bij het oplossen ervan. Toch krijgt die stap vaak te weinig aandacht. De meeste mensen willen snel vooruit en aan de slag. Een juiste definitie van een probleem is belangrijker dan je misschien denkt. Je kunt het vergelijken met de sporen waarop de trein moet rijden. Als de rails verkeerd liggen, ontspoort de trein. Een verkeerde definitie van het probleem zorgt ervoor dat je de oplossing in de verkeerde richting zoekt. Daaruit volgt een verkeerd actieplan met alle gevolgen van dien.

Bij deze stap gaat het erom oorzaken en gevolgen in kaart te brengen. Dat kan o.a. met behulp van een zogenaamd visgraat- of Ishikawa diagram. In dit diagram worden alle mogelijke oorzaken van het probleem geïnventariseerd en vastgelegd. Door de oorzaken te groeperen op een beperkt aantal assen wordt de samenhang van oorzaken duidelijker.

Uit de veelheid aan oorzaken wordt een beperkt aantal gekozen om opgelost te worden. Welke oorzaken dit betreft wordt bepaald met behulp van de zogenaamde 20/80 regel of Pareto analyse. Het idee daarbij is dat 20 % van de oorzaken verantwoordelijk is voor 80% van het probleem. Wanneer je die 20% van de oorzaken wegneemt dan is dus 80% van het probleem opgelost.

Stap 4 in het probleemoplossingsproces is het bedenken van oplossingen. Deze stap is een stappenplan op zich (‘een stappenplan in het stappenplan’). In deze stap wordt dat verder uitgewerkt. Deze stap wordt onderverdeeld in 4 delen:

• het plannen van de oplossingsrichting(en)
• het bepalen van de oplossing(en)
• het uitproberen van de oplossing(en)
• het berekenen van de resultaten

Op basis van de uitkomsten van het voorgaande wordt dan bepaald welke oplossing voor verdere uitwerking wordt gekozen.

De 5e en voorlaatste stap is het kiezen en uitwerken van de definitieve oplossing. Dat moet zó gebeuren dat degenen die verantwoordelijk zijn voor het toewijzen van de capaciteit en (financiële) middelen zich een concreet beeld kunnen vormen van de verhouding tussen te leveren investeringen en te behalen opbrengsten/resultaten.

De 6e en laatste Kaizen stap is de implementatie van de gekozen oplossing. Die implementatie gaat doorgaans in de vorm van een projectplan of plan van aanpak.Daarbij worden – afhankelijk van de aard en omvang van de ingreep – ook eventueel risicoanalyses en scenario’s ontwikkeld. Tot slot worden meetpunten vastgesteld aan de hand waarvan kan worden bepaald of en zo ja in welke mate het beoogde resultaat wordt bereikt.