Belastingsamenwerking: hoe verder?

Al een aantal jaren werken een aantal waterschappen en gemeenten samen in de uitvoering van de lokale belastingen. Inmiddels zijn er in Nederland ruim 40 grotere en kleinere samenwerkings-verbanden. Centric is de marktleider in de software die deze samenwerkingsverbanden van de nodige IT faciliteiten voorziet. Gouw IT is op afstand tweede en Pink Roccade derde.

Effectiever en efficiënter

Veel samenwerkingsverbanden zijn opgericht om effectiever en efficiënter te werken. Of dat ook werkelijk gerealiseerd wordt is voor de gemiddelde burger niet vast te stellen. De prestaties van de samenwerkingsverbanden zijn weinig transparant en eigenlijk alleen indirect via de deelnemende gemeenten en waterschappen ter inzage. Als burger of bedrijf merk je grosso modo niet veel van die effectievere en efficiëntere manier van werken. In de aanslagen zijn de kosten eerder omhoog gegaan dan omlaag. Wel wordt steeds vaker gewerkt met gecombineerde aanslagen waarop meerdere heffingen worden vermeld.

De ‘klant’ centraal

Ook wordt steeds vaker geïnvesteerd in zogenaamde klantcontactcentra waar je als ‘klant’ terecht kunt met je vragen. Verder worden er experimenten gehouden met vooraankondiging van de WOZ-waarde. Dat maakt de kosten niet lager, maar beperkt het aantal (onnodige) bezwaren. Voor bezwaren is inmiddels een hele industrie ontstaan van organisaties die burgers bijstaan bij het bezwaar maken tegen de WOZ-aanslagen. In veel gevallen met geen of matig resultaat, maar wel lucratief voor de betreffende bemiddelaar. Voor het belastingkantoor is het vooral een extra kostenpost. In een beperkt aantal gevallen schiet de bezwaarmaker er iets mee op.

Meer van hetzelfde

Het algemene beeld van de belastingsamenwerkingsverbanden zou je kunnen omschrijven met de term ‘meer van het hetzelfde’. Immers de meeste samenwerkingsverbanden werken nog steeds met een functioneel ingerichte organisatie, hebben weinig of geen vernieuwende activiteiten en leveren behalve voor de belastingplichtigen marginale voordelen op.

Wat is er mogelijk?

De vraag stellen is makkelijker dan ze beantwoorden. Theoretisch zijn er kansen te over. Een belastingkantoor beschikt over een grote hoeveelheid gegevens en informatie m.b.t. de(sociaal-) economische situatie in een regio. Zo zijn alle waardes van het onroerend goed beschikbaar. Verder kunnen belastingkantoren met een waterschap inzicht krijgen in de ontwikkeling van de bedrijven in hun regio. Verder is er inzicht in de vermogenspositie van bedrijven en particulieren. Interessant is om de ontwikkeling in deze gegevens over een aantal jaren te volgen. Zou je de gegevens van de (landelijke) vennootschapsbelasting toevoegen, dan kun je een vrij compleet sociaal economisch beeld van een regio opbouwen. Veel preciezer dan bijvoorbeeld het CBS dat kan doen. Een kans dus, maar de reactie van managers op zo’n idee stuitte onlangs nog op weerstand. Het zou niet kunnen vanwege privacy en de primaire taakstelling zou het niet toelaten.

Capaciteit en deskundigheid vrijmaken

Om meer activiteiten te ontplooien op het terrein van datamining, wat feitelijk hiervoor is beschreven, moet capaciteit en deskundigheid worden vrijgemaakt. Dat lukt nu maar moeizaam omdat veel belastingkantoren hun handen meer dan vol hebben aan hun primaire proces. Hoewel verklaarbaar blijft dat toch vreemd. Je zou denken dat grote delen van het primaire proces verder geautomatiseerd zouden kunnen worden. Dat gebeurt maar mondjesmaat. De reden daarvoor is dat veelal nog steeds wordt gewerkt met dezelfde (inefficiënte) software die ook bij de oorspronkelijke belastingafdelingen van de deelnemers in het samenwerkingsverband werd gebruikt. Veelal is die software aangepast voor een samenwerkingsconstructie, maar van een fundamentele heroriëntatie en herinrichting is maar beperkt sprake. Zo kan het ook voorkomen dat een organisatie die efficiënter wil werken wordt geremd door de software die zij gebruikt.

Ontbrekende standaarden

Een volgend probleem is het ontbreken van standaarden. Ieder zichzelf respecterend samenwerkingsverband heeft zijn eigen aanpak. Er wordt wel overlegd en afgestemd maar het gezamenlijk definiëren van vaste werkwijzen en standaarden op bijvoorbeeld hardware en softewaregebied komt niet van de grond. Veel medewerkers willen hun oude werkwijze handhaven en de leveranciers denken meer te kunnen verdienen met maatwerk dan met standaard software.

Hoe nu verder?

De meeste samenwerkingsverbanden hebben te maken met toenemende kostendruk . Hun deelnemers, de gemeenten en waterschappen, verwachten een steeds lagere kostprijs en een steeds betere en completere dienstverlening. Door een status quo te handhaven zal dat niet lukken. Een samenwerkingsverband in het zuiden van het land is daarvan een treurig voorbeeld. Een combinatie van mismanagement, te krappe budgetten en onvoldoende gekwalificeerd personeel bezorgt veel gemeentelijke bestuurders en waterschapsmanagers aanzienlijke kopzorgen en een gepeperde rekening.

Toch kan die kostendruk helpen om ‘door te pakken’. De boodschappenlijst:

  • Ga capaciteit en deskundigheid delen en werk nauwer samen met andere samenwerkingsverbanden.
  • Automatiseer veel meer dan nu het geval is: handmatig werken moet tot een minimum worden beperkt.
  • Investeer in datamining en gebruik de gegevens waarover het belastingkantoor beschikt voor het analyseren en voorspellen van de sociaal economische ontwikkeling van de regio.
  • Verbeter de dienstverlening naar burgers en bedrijven.
  • Stroomlijn de werkprocessen en stel stringentere eisen aan de software die wordt gebruikt

Om echt slagen te kunnen maken helpt het om voor een periode van 3-5 jaar een plan te maken dat consequent wordt uitgevoerd. Na die periode moet het belastingkantoor:

  • Effectiever en efficiënter werken
  • De kwaliteit van de dienstverlening drastisch hebben verbeterd. Dat blijkt o.a. uit meer selfservice, aanzienlijk minder bezwaren en beroepsprocedures.
  • Een duidelijke positie hebben verworven op het gebied van informatiemanagement en van sociaal economische informatie voor deelnemende gemeenten en waterschappen.

H.Timmermans/140128/Copyright Tasclinx