BCPOnlangs werd in Apeldoorn een water en gasleiding beschadigd. Dat leidde ertoe dat een hele woonwijk, niet alleen zonder water  maar ook zonder gas kwam te zitten. De gasleiding was volgestroomd met water en modder. Resultaat: ruim één week geen (warm) water en geen gas. Voor particulieren is er inmiddels een wettelijke regeling waarbij per dag circa € 120 wordt vergoed. Maar wanneer u in die wijk uw restaurant heeft, zal de energiemaatschappij dan ook zo coulant zijn om uw bedrijfsschade uit te betalen? Dat is waarschijnlijk pas het geval wanneer u daarvoor een (gerechtelijke) procedure in gang zet. En wat doet in de tussentijd met uw klanten? Die kunt u waarschijnlijk even niet bedienen. Weg omzet. Zomaar een voorbeeld uit de recente praktijk.

Zeg ’s eerlijk: bent u op zo’n onverwachte situatie voorbereid?

Voorbereid zijn op calamiteiten

Een van de oplossingen is het werken met de zogenaamd Business Continuity Plan (vaak ook alleen in afkorting: BCP). Vroeger noemden we zo iets een calamiteiten plan en feitelijk is het dat ook. Zo’n plan bevat de maatregelen die u moet nemen wanneer er sprake is van een onverwachte (nood) situatie. Zo’n situatie moet de continuïteit van uw organisatie of uw activiteiten bedreigen. Het gaat dus niet om eenvoudige voorvallen die u met wat aangepaste maatregelen kunt omzeilen of tenietdoen. Screen Shot 2014-06-11 at 10.09.36In dat plan beschrijft u de maatregelen met betrekking tot informatie (voorziening), de werking van systemen die u gebruikt, de eventuele diensten die aan de orde zijn, de inzet van faciliteiten, de inzet van personeel, de toegang en het gebruik van gebouwen en andere ruimtes die voor uw activiteiten van belang zijn.

Om gericht de juiste maatregelen te kunnen benoemen is het nuttig om eerst te identificeren wat de kansen zijn dat u geconfronteerd wordt met onverwachte omstandigheden, die bovendien bedreigend zijn voor de continuïteit van uw activiteiten. Wanneer u daar zicht op heeft, bepaalt u vervolgens welke onderdelen van uw organisatie kwetsbaar zijn en welke maatregelen u moet nemen. Dat legt u vast in het plan.

Voordat u het plan vaststelt is het nuttig om de medewerkers die ermee te maken hebben of krijgen te betrekken bij de detail uitwerking. Zo bereikt u dat het niet uw plan is maar het plan van iedereen. Afhankelijk van de aard en omvang van uw activiteiten is het nuttig om uw voorbereidingen voor eventueel onverwachte omstandigheden niet aan de grote klok te hangen. Dat zou kwaadwillende lieden onnodig op ideeën kunnen brengen.

Calamiteiten plan toespitsen op ICT

Wanneer u het calamiteiten plan toegespitst op ICT, dan gaat het er vooral om, vast te stellen welke applicaties echt kritisch zijn voor de continuïteit van uw activiteiten. Voor die applicaties moet u maatregelen treffen. Die maatregelen bestaan dan uit:

  • Het benoemen van situaties waarin de betreffende maatregelen worden toegepast
  • Een beschrijving van de inhoud van de maatregelen
  • Een opsomming van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden die worden toegekend aan medewerkers die de maatregelen moeten uitvoeren
  • Een overzicht van de tijdslimieten die van toepassing zijn
  • Een uitwerking van de wijze waarop de oorspronkelijke situatie wordt hersteld

Om er zeker van te zijn dat uw calamiteiten plan in de praktijk ook echt werkt zal het met enige regelmaat moeten worden getoetst. Daarvoor is het relevant om samen met uw medewerkers periodiek een praktijktest uit te voeren. Dat geeft u niet alleen informatie over de werking van het plan, maar draagt ook bij aan het continu verbeteren van het plan.

Business Continuity Planning is een must.

Een goede voorbereiding is het halve werk. Een ding is zeker: ooit treedt een onverwachte situatie op: u kunt maar beter voorbereid zijn. Tasclinx helpt u graag op weg met uw BCP.

Artikel: Business Continuity Planning
Copyright Tasclinx