In onze prestatie gedreven samenleving maakt het indruk wanneer je hard werkt. Het hangt van de cultuur van je organisatie af hoe sterk dat wordt gewaardeerd. Toch is enige nuancering wel op z’n plaats. Veel uren maken en hard werken is niet altijd een garantie dat het werk ook af komt en goed gebeurt. Natuurlijk is het uiterlijk vertoon nuttig. Zeker als jouw prestaties worden vergeleken met die van je collega’s. Maar veel uren maken zegt nog niet alles over de effectiviteit. Er zijn mensen die maar heel kort werken en toch heel effectief zijn. Het omgekeerde – kijk maar om je heen – komt ook voor. Anders uitgedrukt het aantal uren hoeft niet evenredig te zijn met de geleverde prestatie. 

In een tijd van crisis wordt al snel de nadruk gelegd op effectiviteit en efficiency.  Effectief betekent dan gestelde doelen worden gerealiseerd en resultaten worden behaald. Hoe dat gebeurt, dat is vaak een kwestie van efficiency. Het gaat erom slim te werken. Slim betekent: met minimale inspanning maximaal resultaat behalen.  

Ik moest hier aan denken toen ik laatst de vraag kreeg hoeveel toetsaanslagen nodig waren om in een softwarepakket een bepaald rapport te produceren. Ik zocht een doorgewinterde specialist op die na korte uitleg begon te turven. Het waren veel schermen en nog meer toetsaanslagen. Maar ik had mijn resultaat. Om er zeker van te zijn dat mijn resultaat niet beïnvloed zou zijn door de toevallige keuzes die mijn proefpersoon had gemaakt, vroeg ik aan een andere specialist om het zelfde rapport te maken. Tot mijn verbazing zocht die in de software de tabel op waaruit het rapport moest worden samengesteld, exporteerde het bestand, kopieerde de rapport template en voegde de tabelgegevens en de template samen in een tekstverwerker. Voilà. In minder dan 20% van de tijd en met maar een kwart aan toetsaanslagen was het resultaat bereikt. Allebei effectief, maar de tweede was slimmer.  

Met alle mooie systemen en hulpmiddelen vergeten we soms wel eens dat er nog meer mogelijkheden zijn dan die we gewend te gebruiken. Mij bekruipt wel eens het gevoel dat veel mensen een trucje hebben geleerd zonder te begrijpen waarom ze dat toepassen. Je komt dat fenomeen overal tegen. Van hoog tot laag in iedere organisatie. Hard werken en lang aanwezig zegt niet zoveel als je het niet in verband brengt met het resultaat dat wordt behaald.  

In deze crisistijd  wordt hard werken en lang aanwezig zijn vaak als criterium gebruikt om de prestaties van mensen te bepalen. Gevaarlijk en niet altijd terecht. De uitdaging is om op zoek te gaan naar de slimme lieden die weten wat ze doen. Die zelf oplossingen hebben gevonden voor zaken die effectiever en efficiënter kunnen. Wanneer je dat doet, dan wordt vaak ook duidelijk dat alleen kosten besparen of afslanken het probleem van een negatieve kosten/baten balans niet oplost. Sterker: in sommige gevallen wordt dat probleem alleen maar groter. Kosten besparen in combinatie met nieuwe activiteiten starten lijkt mij zinvoller. Slimme managers en ondernemers bedenken dat. Die weten wie ze moeten aansporen en af en toe belonen. Die werken ook hard, maar zijn vaak minder lang aanwezig.

Herman Timmermans / 130221