De aanbevelingen van ‘Elias’ voor verbetering van de IT bij de Rijksoverheid worden uitgevoerd. Een belangrijke uitdaging is om de autonomie op IT-gebied van de departementen te doorbreken en informatie te delen. Eenzelfde uitdaging ligt in het gemeentelijk domein. Daar zijn ca. 390 gemeenten en enige tientallen samenwerkingsverbanden actief. Stuk voor stuk – met een handjevol uitzonderingen – autonoom en uniek in hun IT-realisatie. Bij de IT-leveranciers eenzelfde beeld: 200 leveranciers wedijveren met elkaar om ruim 400 gemeenten en samenwerkingsverbanden van software te voorzien. Welk bedrag daarin omgaat is onbekend. Alle gemeenten gebruiken samen ca. 5.000 verschillende softwareprogramma’s. Die programma’s werken in combinatie met elkaar. Daarvoor worden veel maatwerkkoppelingen ingezet. Voordelig voor leveranciers, maar zelfs uit die hoek klinkt de roep om meer standaardisatie en uniformering steeds luider.
Standaarden
KING ontwikkelt met leveranciers en gemeenten standaarden voor koppelingen. Dat proces vordert gestaag. Dat geldt niet voor de toepassing van de standaarden. Wanneer je het gemeentelijk IT-landschap overziet dan vallen een aantal zaken op. Zo houden de meeste gemeenten vast aan hun bestaand applicatielandschap. Leveranciers zijn terughoudend met inbouwen van standaarden o.a. omdat de marktvraag nog (te) klein is. Nieuwe toetreders proberen met ‘one fits all’ oplossingen een plek te krijgen in de al overvolle gemeentelijke softwaremarkt.
Uniforme werkprocessen
Kenmerkend voor de gemeentelijke markt is ook dat werkprocessen nog maar beperkt uniform zijn. Iedere zichzelf respecterende gemeente heeft altijd wel een eigen procesvariant. Toepassing van softwarestandaarden wordt dan moeilijk. Tegelijkertijd neemt de druk om verder te digitaliseren toe. Burgers en bedrijven verwachten meer en betere dienstverlening. Gemeenten moeten dat waarmaken met een stroef functionerend IT applicatielandschap. Bij veel gemeenten gaat het gemeentelijk IT-budget grotendeels opgaat aan basale operaties. De ruimte voor verbetering en vernieuwing is beperkt.
Zaakgericht werken
In dit geheel krijgt zaakgericht werken veel aandacht. Zo’n 50 leveranciers leveren hiervoor softwareapplicaties, vaak onder de noemer zaaksysteem of zaakomgeving. Zaakgericht werken vraagt om uniformiteit van werkprocessen. Die ontbreekt vaak en dus is maatwerk noodzakelijk. Helemaal interessant wordt het wanneer meerdere gemeenten gaan samenwerken, taken worden uitbesteed of gebruik wordt gemaakt van cloudoplossingen. Terwijl ‘de business’ er baat bij heeft om structuren en werkwijzen transparant te maken is het tegendeel vaak het geval. Een middelgrote gemeente zit al snel in 5-10 samenwerkingsverbanden en gebruikt een dito aantal cloudoplossingen. Een knappe manager die daar nog overzicht over heeft. En wat blijft er dan nog van taakgericht werken over?
Pas het begin
En dat is pas het begin. Cloudoplossingen zijn volop in opkomst. Steeds meer gegevensbestanden worden gekoppeld. Landelijke voorzieningen worden uitgerold. Nieuwe samenwerkingsverbanden ontstaan en meer taken worden gedecentraliseerd. Dat is de (denkbeeldige) ijsberg waar gemeenten op af stomen. Je hoeft geen helderziende te zijn om te voorspellen dat deze ontwikkeling niet zonder risico is. Zonder ingrijpen loopt de IT huishouding van veel gemeenten vroeg of laat vast. Het aantal veiligheidsincidenten neemt toe, burgers en bedrijven zoeken hun heil buiten de gemeente om, de apparaatskosten groeien en de kwaliteit van de dienstverlening stagneert.
De oplossing
En dat terwijl de oplossing niet eens zo ver weg is. Maak de belangrijkste werkprocessen uniform, vorm regionale samenwerkingsverbanden, bundel de vraag en dwing bij IT-leveranciers af dat zij de standaarden inbouwen in hun software. Laat zij zorgen dat de gestandaardiseerde softwareoplossingen werken in een keten met andere applicaties. Zo ontwikkeling kost 2-3 jaar, maar dan vaart de Titanic voorbij de ijsberg en kan het orkest aan boord blijven spelen.
H.Timmermans/20190225
Foto: © Rachel Farndon