Binnen de overheid wordt veel geschreven en gesproken over standaardiseren. Hoewel het voor ingewijden duidelijk is dat er winst kan worden behaald met standaardiseren van softwareproducten en vooral de koppelingen daartussen, is het voor de niet-ingewijde business manager of bestuurder nog steeds een abstract geheel. Om te standaardiseren moet je soms moeite doen. Die moeite vraagt ook inspanning, tijd en soms geld. Vooral dat laatste speelt van een belangrijke rol. Om te investeren in ‘standaardisatie’ moet je je investeerders of je geldschieters duidelijk maken wat de meerwaarde is van die investering in zo iets abstracts.

Rijdt u auto? Nou dan let maar op

Onlangs heeft KING (Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten) Arjan Pelders uitgenodigd. Niet gehinderd door veel technische kennis van wat zich op IT-gebied bij gemeenten en samenwerkingsverbanden afspeelt, heeft Arjan vanuit zijn kennis en ervaring in de automobielindustrie verteld wat standaardisatie daar betekent (http://new.kinggemeenten.nl/operatie-nup/standaarden) . De ervaringen daar laten zien wat je kunt bereiken door afspraken te maken over hoe je producten van verschillende leveranciers met elkaar combineert. De auto waarin u rijdt is daarvan het bewijs: Vrijwel ieder onderdeel is van een andere leverancier afkomstig en het mooie is, het past en het werkt!

Ja maar…..

Natuurlijk is er weer een hele horde critici die gaat beweren: IT en meer in het bijzonder: software, is iets heel anders dan auto’s. Ook hier kent het ‘ja maar’ virus weer veel slachtoffers. Toch zijn er zonder al te veel verbeeldingskracht parallellen te ontdekken.
Een gemeente als opdrachtgever is als iemand die een auto koopt. Hij is in beginsel niet zo geïnteresseerd in wat er allemaal onder de motorkap zit. Het hoofddoel is: het moet werken. ‘Het’ is in dit geval bijvoorbeeld een softwarepakket waarmee je vergunningen kunt verwerken. Dat pakket staat niet op zich, maar het moet in staat zijn om de aanvraag van een burger, die hij via de website van de gemeente instuurt, als het enigszins kan automatisch te verwerken. Daarvoor moeten de gegevens van de burger worden gecontroleerd: is de indiener wel degene die hij beweert te zijn. Verder moet uitgezocht worden wat de regels zijn voor het verlenen van de vergunning. En, om het kort te houden, er zal een vergoeding moeten worden berekend voor administratiekosten. Oh ja en dan het belangrijkste. Als alles klopt kan de vergunning worden verleend en daarvan moet de burger weer in kennis worden gesteld.

Keten van activiteiten

In dit eenvoudige voorbeeld komen al aardig wat verschillende handelingen voor. Die kun je allemaal met de hand doen, maar voor de meeste van die acties zijn inmiddels computerprogramma’s. Ja, meestal van verschillende leveranciers. De uitdaging is om die allemaal samen te laten werken. Als dat lukt dan zijn er ongekende mogelijkheden om efficiënt te werken. De computer kan dan een groot deel van de handelingen uitvoeren. In de praktijk lukt dat soms , maar nog niet echt op grote schaal. In veel gevallen vragen de koppelingen tussen de verschillende programma’s aparte maatwerkoplossingen. Die zijn kostbaar en zorgen ook voor risico in de werking van de hiervoor geschetste keten van activiteiten. Wanneer één van de programma’s in de keten wordt aangepast, dan heeft dat meestal ook gevolgen voor de koppeling met de andere programma’s.

Een orkest speelt in de maat, zonder maatwerk

Veel beter is dus om het maatwerk vaarwel te zeggen en te werken met standaardkoppelingen. Als iedere leverancier in zijn software zorgt dat de koppeling met andere softwareprogramma’s werkt volgens een standaard koppeling, dan neemt de betrouwbaarheid toe en verminderen de operationele kosten. Het is als een orkest dat uit verschillende instrumenten bestaat. Allemaal klinken ze anders en je moet ze ook allemaal anders bedienen. Maar doordat ze ten opzichte van elkaar zijn gestemd en in de maat spelen, klinken ook muziekstukken die door verschillende muzikanten worden uitgevoerd harmonieus. Hoe zo iets gaat als je computertechniek combineert met goed organiseren en muziek maken, dan krijg je wat in de volgende video gebeurt. Standaardiseren is niet alleen nuttig maar kan ook heel leuk zijn. Veel plezier met kijken én luisteren.

H.Timmermans / 141116